Mehr Zeit
für Kinder.
kitafox ist die Kita-Verwaltung für Träger und Einrichtungen, die der Aufsicht standhält: vom Betreuungsschlüssel mit lückenloser Nachweis-Chronik bis zur Eltern-App. Weniger Papier, mehr Zeit für das Wesentliche.
Ob Träger oder Einrichtung: kitafox passt sich an
Trägerweit steuern oder den Alltag einer Einrichtung entlasten. Beides im selben System, sauber getrennt.
Für Träger
Alle Häuser in einer Sicht und die Aufsicht im Griff.
- Belegungssteuerung über alle Einrichtungen
- Trägerweite Auswertung & Warteliste
- Betriebserlaubnis-Cockpit je Haus (§ 45 SGB VIII)
- Beiträge, SEPA & E-Rechnung an Kommunen
Für Einrichtungen
Leitung und Fachkräfte spürbar entlastet.
- Anwesenheit per Tablet in einem Tipp
- Betreuungsschlüssel in Echtzeit mit Ampel
- Eltern-App: Krankmeldung, Einwilligungen, Nachrichten
- Pädagogische Dokumentation, getrennt von der Verwaltung
Nachweise, die im Ernstfall zählen
kitafox setzt Datenschutz und Aufsichtspflichten technisch durch, statt sie nur zu dokumentieren.
Schlüssel-Chronik
Der Betreuungsschlüssel wird viertelstündlich festgehalten. Das ist der belastbare Nachweis bei jeder Prüfung.
Betriebserlaubnis-Cockpit
Platzzahl, Fachkraftquote und Fristen als Dauer-Ampel. Ein Klick: Nachweispaket als PDF.
Papierbrücke
Familien ohne App bekommen einen sortierten Wochen-Druckstapel. Rückläufer kommen per QR-Code zurück ins System.
Sprachbarrieren-Modus
Elternkommunikation in der Familiensprache. Maßgeblich bleibt das deutsche Original.
Von der Warteliste bis zur Jahresbescheinigung
Anwesenheit & Schlüssel
Tablet-Erfassung, Echtzeit-Schlüssel mit Altersgewichtung, Ampel bei Unterschreitung.
Beiträge & SEPA
Einkommens- und umfangsabhängig, Geschwisterermäßigung, SEPA-Lastschrift (pain.008), Bescheide & § 10-Bescheinigung.
Eltern-App
Krankmeldung in drei Tipps, auch offline. Einwilligungen, Nachrichten, Termine, Beitragsübersicht.
Einwilligungs-Kopplung
Fehlt die Fotoerlaubnis, lässt das System kein Foto ins Portfolio. Eine Sperre, keine bloße Warnung.
Personal & Fristen
Führungszeugnis, Masernschutz, Erste Hilfe: mit Vorfristen und Eskalation an Leitung und Träger.
Warteliste
Punktesystem mit nachvollziehbarer Herleitung. Der Vergabelauf macht einen Vorschlag, die Entscheidung trifft ein Mensch.
Mahnwesen
Offene Posten im Blick, Mahnstufen nach 14, 28 und 42 Tagen, Mahnung als PDF. Wird ein Mahnlauf zweimal gestartet, mahnt er trotzdem nur einmal.
E-Rechnung
Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD (PDF/A-3), so wie Kommunen sie verlangen und wie sie im Geschäftsverkehr schrittweise Pflicht werden.
Tägliche Sicherung
Jede Nacht eine verschlüsselte Sicherung, jede Woche eine echte Probe-Wiederherstellung. Ein Update rührt Ihre Daten nicht an.
Elternbeiträge in Sekunden ausrechnen
Nach Ihrer Satzung gerechnet und für Eltern nachvollziehbar. Ausprobieren mit der Demo-Satzung aus Sachsen.
Wie viele Fachkräfte braucht Ihre Kita?
Personalbedarf nach § 12 SächsKitaG aus Kinderzahl und Betreuungszeit, mit Leitungsanteil und Rechenweg. Rechnet nur in Ihrem Browser.
In drei Schritten zu kitafox
Der Preis richtet sich nach der Zahl der Einrichtungen und Kinder. Sie bekommen ihn im ersten Gespräch, passend zu Ihrem Träger.
Gespräch
Sie schildern Träger, Häuser und Bundesland. Wir zeigen, was kitafox davon abdeckt und was nicht.
Demozugang
Ein eigener Zugang mit einer Musterkita: 140 Kinder, Schlüssel-Chronik, Beiträge und Eltern-App. Ganz ohne Ihre echten Daten.
Zugang anfragenÜbernahme
Kinder, Verträge und Satzung werden übernommen, die Demodaten per Knopfdruck entfernt. Ihr Admin-Zugang bleibt bestehen.
Kinderdaten sind besonders schützenswert
Hosting bei Hetzner in Deutschland. Kein Betreiberzugriff auf Kinderdaten. Gesundheits- und Dokumentationsdaten verschlüsselt gespeichert, Zugriffe protokolliert, AVV auf Knopfdruck, Löschkonzept mit Aufbewahrungsfristen.